8月からの大変革からの…

今回は平井がお送りします。

この8月から弊社でとても大きな「変革」が始まりました。

それは、
「20時以降業務原則禁止」
です。

これまでは
「何時から仕事をしても、何時まで仕事をしてもOK」
という方針だったので、時間に関してはあくまで自己管理でした。

しかし、時間に制限をかけるという非常にシンプルな制度が、自分たちの働き方を大きく考えさせられることになり、結果的には時間に関する自己管理を促進することになったように思います。

具体的に時間が制限されることによって変わったことを上げると大きくは3つになるのかなと思います。

(1)やらなければいけないことのスピードをあげる
これはすぐに思いつくかと思いますが、時間が短くなった分、やらなければいけないことのスピードを上げないといけません。
さらにブレークダウンすると、以下のようになります。
■無駄な時間、スキマ時間はないか？
知らず知らず人は休憩をしていたり、次の作業に移るまでに何もしていない時間が出てきています。その時間をいかに減らすことができるか。ということです。
■作業を効率化できないか？
コピペを利用する、整理にExcelなど便利なアプリを利用する、定型句を単語登録をしてメールにかける時間を短くする。作業を効率化することでかかる時間はかなり短くなります。
■単純に一つ一つの動作を早くすることはできないか？
イメージはこれまで１秒かかっていた動作を0.7秒でできるように意識する。すべての行動をキビキビとすることで3割くらいの時間を短縮できます。

■意思決定にかける時間を短くできないか？
考えて意味があることと、意味が無いことがあります。そして、チームで作業をしていると実はただのパス待ちであったり、パスをするだけであったり、考えても意味が無いことは意外に多いです。そこの意思決定を素早くすることによって無駄な時間をへらします。

(2)やらなくても良いことを決めてタスクを減らす
これは時系列としては実は(1)よりも前にやるべきことです。
自分がやっていることを「重要度」「緊急性」から「優先度」を決めて、「優先度が一定以上低いものはやらない」というルールを自分の中に決めてしまいます。

時間という制限がないときは意外にこれは気にしないで過ごしているように思います。

「いつかやろう」と思って1週間やっていないことはざらにあると思いますが、逆にそれはもう「やらない」と決めてしまったほうがよいかもしれません。
なぜなら、いつかやろうと思ってやらなかった1週間後と、やらないと決めてやらなかった1週間で結果的には自分は何も変わっていないからです。

さらに、もし本当に必要なことであれば、いつか必ず「やらなければいけない」こととして出てきます。その時がそれを行なう最良のときであり、そのときに素早くやってしまえば結果的には良いということだと思います。

(3)余った時間を有効に使う
最後にこれが結構大事です。何のために時間を短縮して時間を作ったのかをよく考えて、余った時間を以下に有効に使うかです。
人によって何をするのかは違いますが、平井の場合はおおよそ以下のようになります。

■体力づくり
筋トレ、ランニング、といった自分の体力を作る活動です。
目的は、
・仕事が出来る時間を増やすための体力をつける
・体力をつけることによって間接的に精神力をつける
・自分が加齢したときに体力を残しておくための長期的な自己投資
・リフレッシュ
です。

■基礎能力づくり
仕事に追われていると実は根本的な自分の能力をUPできずに、作業しかできない人間になっていることがあります。なので、以下のようなことを心がけるようにしています。

・英語力
・地頭を鍛えるトレーニング

この他に、資格の勉強をしてみるなどもあるかもしれません。基礎力が上がると、自分ができることに幅が出てきて、思いもよらなかった視点が身につきます。
そうすることによって自分のアウトプットにも違いが出てきます。

■自己啓発
一流のスポーツ選手である、イチローや長谷部の本を読むと、彼らが能力だけでなく価値感、考え方においても人よりも何歩も先に行っていることに驚かされることがあります。同様に、ビジネスは体力と能力と精神力だとも言えると思いますが、鍛えにくいのが精神力だと思います。そもそも自分はもともと強い方ではないので、自分の精神的な拠り所、人間力を上げるために、一定の時間をとって、自分の考えを整理することが必要です。その際にビジネス系で出ているいわゆる自己啓発本（怪しくないもの！ｗ）や、スポーツ選手の独白本など、参考になる本を読むこともあわせて行なうとよいと思います。

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番外編
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上記とは少し系統が異なりますが、20時以降の時間を、職場でもなく、家でもないカフェ（スタバとか）などの自分の第3の場所で行うと、気分もリフレッシュされていろいろはかどったりします。
そういう自分のリズムをつくるものを見つけることができたのも今回の取り組みの収穫ですね。

つらつらと書きましたが、ある一定の厳しいルールを設けることで、色々な意味で頭を使い、効率が上がるように思いました。
そういう決まりがない会社の人も、自分で何らかのルールを決めて取り組むとよいかもしれませんね。